Managementondersteuner

Door de uitbreiding van het aantal teamleiders binnen onze organisatie, zijn wij op zoek naar een extra management ondersteuner. Je ondersteunt verschillende teamleiders binnen verschillende afdelingen. Daarnaast kan het zijn dat je in overleg ingezet wordt op verchillende taken voor het breed ondersteunen van de domeinen en clusters.

Generiek takenpakket ondersteuning domeinmanager/teamleider:
Het (proactief) beheren van de agenda en evt. de mailbox (incl. het versturen van e-mailberichten). Daarbij gelden de volgende ‘spelregels’:

Er vindt agendaoverleg plaats (waarbij 4 weken vooruit wordt gekeken).
Afspraken worden gepland vanuit de agenda van de domeinmanager/teamleider.
Pro-actief agendabeheer: voldoende tijd tussen de afspraken (evt. om te reizen); is de vergaderlocatie vermeld
Het voorbereiden van vergaderstukken en deze klaarzetten op iBabs plaatsen
Het plannen/wijzigen/annuleren van diverse afspraken/bijeenkomsten/ vergaderingen en/of het reserveren van vergaderruimtes (in- en extern), bijv.:
Briefselectiegesprekken en sollicitatiegesprekken (evt. incl. contact sollicitant)
Kennismakingsgesprekken met nieuwe medewerkers
Het doorvoeren van mutaties in Youforce (ziek- en hersteldmeldingen, contract-wijzigingen)
Het regelen van diverse zaken m.b.t. nieuwe medewerkers/uitdiensttreding, bijv.:
Het invoeren van gegevens van nieuwe medewerkers in Youforce
Het regelen van o.a. telefoons/laptops/autorisaties/toegangspassen
Het bestellen van welkomstpakketten bij de vaste leverancier
Het regelen/verzenden van diverse zaken bij bijv. personele aangelegenheden (bijv. attentie, wenskaart, bloemen)
Het opstellen en/of versturen van contracten/brieven/uitnodigingen/opdracht-bevestigingen

Takenpakket ondersteuning clusterondersteuning:
Het beheren van de secretariaatsmailbox en/of andere mailboxen (incl. het versturen van e-mailberichten)
Het incidenteel redigeren van documenten
Het plannen/wijzigen/annuleren van diverse afspraken/bijeenkomsten/ vergaderingen voor clustermedewerkers en/of het reserveren van vergaderruimtes (in- en extern), bijv.:
Briefselectiegesprekken en sollicitatiegesprekken (evt. incl. contact sollicitant)
Kennismakingsgesprekken met nieuwe medewerkers
Het regelen/verzenden van diverse zaken bij bijv. personele aangelegenheden (bijv. attentie, wenskaart, bloemen)
Het opstellen en/of versturen van contracten/brieven/uitnodigingen/mailingen/ opdrachtbevestigingen
Het incidenteel ondersteunen bij clustervraagstukken
Het zijn van een vraagbaak voor de domeinmedewerkers

Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / administratief ondersteuner / management assistent
Aantoonbare werkervaring als management assistent
Beschikbaar voor minimaal 24-32 uur per week.

Competenties:
Accuraat
Oplossingsgericht
Pro-actief
Behulpzaam

We zijn de gemeente Raalte en mensen werken graag bij ons om wie we zijn. We zijn positief, we doen het samen en het liefst stropen we onze mouwen op. De drang om vooruit te willen en het lef om buiten de lijntjes te kleuren, kenmerkt ons. We zijn op zoek naar jou als jij een bijdrage wilt leveren aan onze samenleving. Want die staat niet stil. Onze inwoners dagen ons iedere dag uit om samen met hen het leven in de gemeente Raalte nog mooier te maken.

Je krijgt bij ons niet alleen werk dat ertoe doet, je krijgt bij ons ook de ruimte en het vertrouwen om het verschil te maken. De gemeente Raalte groeit. En dat geeft kansen. Groei jij mee?

De vacature is voor 24-32 uur per week.
Een marktconform salaris tot € 5385 obv 40 uur, afhankelijk van je ervaring.
Uitstekende secundaire voorwaarden
Fijne werksfeer en ruimte voor eigen initiatief
Hybride werken is mogelijk